REMBOURSEMENT D'UNE CARTE CADEAU À UN BÉNÉFICIAIRE (après annulation commande - commande en échec)

LEXIQUE POUR L'ÉQUIPE SUPPORT KLOVER

Les remboursements : il s'agit des remboursements de frais de livraison OU des remboursements de cartes cadeaux sur l'admin Klover (suite à une commande en échec par exemple ou une commande de produits au format papier dont les frais de livraison sont remboursés).

Le recrédit : c’est juste du recrédit de subvention, qu’on sait faire sur Gest’CE. Nous, on ne doit jamais utiliser le terme « recrédit de cartes cadeaux ».

Les crédits de CARTES CADEAUX se font uniquement par les CHARGÉS DE PROJET. Alia nous dit que ce n’est pas prévu que notre équipe support fasse des crédits de cartes cadeaux.

Un CRÉDIT de carte cadeau (NOËL ADULTE, RENTRÉE SCOLAIRE, etc.), ça vient prendre des sous au CSE en question, nous ne sommes pas autorisés à effectuer cette manipulation.

Comment rembourser une carte cadeaux à un bénéficiaire ?

Dans les cas où on doit rembourser des commandes en échec, nous devons rembourser le bénéficiaire de toutes les façons dont il a payé sa commande :

- remboursement en carte bancaire sur sa carte (via PAYBOX)

- recrédit de sa subvention utilisée (sur le Gest'CE de son CSE)

- remboursement de sa carte cadeau

Ici nous allons évoquer comment rembourser la carte cadeau d'un bénéficiaire dans les cas particuliers évoqués plus haut (commande en échec)

Tout d'abord, il faut créer un fichier Excel (il sera juste pour nous, pas besoin de l'enregistrer pour tout le monde dans le Drive)

Il y aura dans ce fichier : 

- 1 colonne dont le titre sera "Identifiant"

- dans cette colonne on met l'ID Gest'CE (ou ID Klover CSE) du benef qui va recevoir la carte cadeau

Ce fichier doit être enregistré OBLIGATOIREMENT au format CSV (séparateur : point-virgule) (et pas un autre !).

Il faut ensuite aller dans l'ADMIN Klover, dans la rubrique CARTES CADEAUX DEMAT.

Une fois dans cette rubrique, on va chercher l'onglet "CARTES CADEAUX" tout à droite.

Ici, on peut cliquer sur le bouton "+CRÉDITER" situé à droite. 

Ce formulaire apparaît ensuite.

Dans TYPE DE CARTE CADEAU > mettre REMBOURSEMENT (cela va remplir des champs automatiquement, c'est normal)

Dans le CSE > mettre le nom du CSE du bénéficiaire

Dans MONTANT PAR CARTE > mettre le montant des frais de livraison qui ont été payés par cartes cadeaux par le bénéficiaire lors de sa commande initiale

Dans FICHIER À IMPORTER nous devons mettre le fichier Excel que nous avons crée nous-même juste avant.

Dans ce fichier, il faut qu'il y ait une colonne nommée "Identifiant" (avec un "I" majuscule et le reste en minuscule) et la case du dessous doit contenir l'ID Gest'CE ou Klover CSE du benef.

Dans le champ "ENVOYER UN MAIL AU BÉNÉFICIAIRE" : on met "NON" !!!

Dans le champ "MAIL SUR LEQUEL INFORMER DU BON DÉROULÉ DE LA DISTRIBUTION" : on doit mettre notre e-mail à nous (mail Henley).

Cela va nous envoyer 2 e-mails, simplement pour nous dire que c'est crédité.

Après avoir rempli tout ceci, on peut VALIDER.

Un formulaire s'ouvre, et de base aucune case n'est cochée > il faut TOUTES les cocher en vérifiant les informations présentes.

Ensuite on peut VALIDER. 

On peut ensuite encore cliquer sur VALIDER. 

Enfin, on peut vérifier que tout a bien été fait sur Klover : 

La personne qui a fait le remboursement va recevoir un mail pour lui dire que ça a été fait : LES CARTES ONT ÉTÉ DISTRIBUÉES.