Inscriptions à des activités

Paramétrer mon inscription et l'activer 

En cliquant sur « activités CSE » / « inscriptions » / « paramétrage », vous accédez à l’écran de paramétrage des inscriptions pour votre CSE. Cliquez sur « nouveau ».
La création d’une nouvelle activité CSE est guidée grâce à un texte à trous qu’il vous suffit de compléter.
Ainsi, vous renseignez différentes informations clés pour le paramétrage de votre activité avec :
- Les dates de validité de l’activité : à partir de quelle date, la personne éligible pourra-t-elle faire sa demande et après quelle date, l’activité ne pourra plus être demandée ?
- Le tarif de l’activité en €. Si votre activité est offerte, indiquez 0€. Si le tarif est à payer pour chaque inscrit, précisez « inscrit (tarif unitaire) » dans la liste des choix. S’il s’agit d’un tarif unique par famille, précisez « famille (tarif de groupe) »
- Le nombre de personnes éligibles par foyer : chaque personne du foyer ou 1 personne par foyer uniquement ?

Enfin, vous pouvez détailler les critères d’éligibilité qui devront être vérifiés lors de l’examen de la demande par un gestionnaire (exemple : ancienneté, contrat, âge….)

Comment fonctionne une inscription ?

Comment ça marche?
Klover CSE effectue automatiquement le calcul du montant à payer par le bénéficiaire (il prend en compte le tarif paramétré et le nombre d’inscrits).
A noter : si l’activité est gratuite, indiquez « 0€ » dans le champ lié au tarif.

Quel contrôle devez-vous effectuer ?
Lors de la validation de la demande, vous devez vérifier que le bénéficiaire est éligible en fonction des critères que vous indiquez dans le champ « qui est éligible? ».

Par exemple, si un enfant doit avoir moins de 6 ans pour pouvoir s’inscrire, c’est à vous de vérifier l’âge avant de valider la demande. En revanche, Klover CSE vous indiquera si le bénéficiaire a déjà atteint le nombre maximum d’inscrits sur l’activité.

Saisir une inscription 

Si vous avez opté pour le module communication, vos bénéficiaires peuvent faire leur demande d’inscription directement depuis le site internet ou l’application mobile. Dans ce cas, la demande remontera automatiquement dans l’onglet « suivi des demandes d’inscription ». Elle sera au statut « en attente ». Vous n’aurez alors plus qu’à l’examiner, la valider ou la refuser.

Vous pouvez également à tout moment saisir vous-même une demande d’inscription effectuée par un bénéficiaire (au local CSE, par mail ou encore par téléphone). Dans ce cas, cliquez sur « saisir une demande » depuis l’écran « suivi des demandes d’inscription». Complétez ensuite les différentes informations demandées depuis l’écran de saisie d’une nouvelle demande, chargez la pièce justificative (si besoin) puis cliquez sur « je mets la demande en attente » ou directement « je valide la demande » si vous effectuez le contrôle en même temps.

Suivre une inscription

En cliquant sur « activités CSE » / « inscriptions », vous accédez au suivi des demandes d’inscription. Un tableau récapitulatif de toutes les demandes s’affiche. Pour consulter le détail de la demande, vous pouvez cliquer sur le picto « crayon ». Vous pouvez également utiliser les filtres de recherche pour accéder aux demandes recherchées. Exemples : recherche par bénéficiaire ou encore recherche par statut « en attente ».

Examiner une inscription

En cliquant sur « activités CSE » / « inscriptions », vous accédez au suivi des demandes d’inscription. Un tableau récapitulatif de toutes les demandes s’affiche. Pour consulter, et examiner les demandes en attente, cliquez sur le picto « crayon »

Pour chaque demande, 4 actions sont possibles :
- « je mets la demande en attente » : dans ce cas, l’étape d’après sera l’examen de la demande par le gestionnaire en charge.
- « je refuse la demande » : si le bénéficiaire n’est pas éligible, il vous faudra refuser la demande
- « je valide la demande » : si le bénéficiaire est éligible et que sa demande est conforme, alors vous pouvez valider la demande
- « le paiement a été effectué » : une fois la demande validée, le bénéficiaire doit payer le montant demandé. Afin de vous garantir un suivi des demandes au plus juste, vous pouvez cliquer sur le statut « le paiement a été effectué » une fois que l’action a été effectuée. Le paiement du bénéficiaire remontera côté comptabilité lorsque le mouvement sera passé sur votre compte. Vous pourrez ensuite affecter l’opération.

Chaque changement de statut envoie automatiquement un mail à votre bénéficiaire pour le tenir informé.

Statut des demandes d'inscriptions 

Pour chaque demande, 4 statuts sont possibles :
- « en attente » : dans ce cas, l’étape d’après sera l’examen de la demande par le gestionnaire en charge.
- « refusée » : si le bénéficiaire n’est pas éligible, il vous faudra refuser la demande
- « validée » : si le bénéficiaire est éligible et que sa demande est conforme, alors vous pouvez valider la demande
- « payée » : une fois la demande validée, le bénéficiaire doit payer le montant demandé. Afin de vous garantir un suivi des demandes au plus juste, vous pouvez cliquer sur le statut « le paiement a été effectué » une fois que l’action a été effectuée. Le paiement du bénéficiaire remontera côté comptabilité lorsque le mouvement sera passé sur votre compte. Vous pourrez ensuite affecter l’opération.

Chaque changement de statut envoie automatiquement un mail à votre bénéficiaire pour le tenir informé.

A noter : Chaque changement de statut envoie automatiquement un mail à votre bénéficiaire pour le tenir informé. Dès que la demande est effectuée, votre bénéficiaire est tenu informé de l’avancement de son dossier.