Demandes de remboursement

Modifié le Lun, 4 Sept., 2023 à 6:15 H

Paramétrer ma demande de remboursement et l'activer

En cliquant sur « activités CSE » / « remboursements » / « paramétrage », vous accédez à l’écran de paramétrage des demandes de remboursement pour votre CSE. Cliquez sur « nouveau ».
La création d’une nouvelle activité CSE est guidée grâce à un texte à trous qu’il vous suffit de compléter.
Ainsi, vous renseignez différentes informations clés pour le paramétrage de votre activité avec :
- Le montant du forfait éligible à remboursement ou le % de la facture que vous acceptez de rembourser
- Le nombre maximum de factures éligibles à un remboursement ou le montant en € à ne pas dépasser pour chaque personne éligible
- La récurrence de l’activité : la personne éligible peut elle bénéficier du forfait chaque mois, chaque trimestre, chaque semestre ou chaque année ?
- Les dates de validité de l’activité : à partir de quelle date, la personne éligible pourra-t-elle faire sa demande et après quelle date, l’activité ne pourra plus être demandée ?
- Le nombre de personnes éligibles par foyer : chaque personne du foyer ou 1 personne par foyer uniquement ?

Enfin, vous pouvez détailler les critères d’éligibilité qui devront être vérifiés lors de l’examen de la demande par un gestionnaire (exemple : ancienneté, contrat, âge....)

Comment fonctionne une demande de remboursement ?

Comment ça marche?
Klover CSE effectue automatiquement le calcul du montant auquel le bénéficiaire est éligible (il prend en compte si le bénéficiaire a déjà fait ou non une demande et le montant de la facture fournie).

Quel contrôle devez-vous effectuer ?
Lors de la validation de la demande, vous devez vérifier que le bénéficiaire est éligible en fonction des critères que vous indiquez dans le champ « qui est éligible? ». Vous devez également contrôler la facture.

Par exemple, si un enfant doit avoir moins de 6 ans pour être éligible, c’est à vous de vérifier l’âge avant de valider la demande. En revanche, Klover CSE vous indiquera si le bénéficiaire a consommé ou non le forfait de remboursement que vous avez paramétré

Saisir une demande de remboursement

Si vous avez opté pour le module communication, vos bénéficiaires peuvent faire leur demande de remboursement directement depuis le site internet ou l’application mobile. Dans ce cas, la demande remontera automatiquement dans l’onglet « suivi des demandes de remboursement ». Elle sera au statut « en attente ». Vous n’aurez alors plus qu’à l’examiner, la valider ou la refuser.

Vous pouvez également à tout moment saisir vous-même une demande de remboursement effectuée par un bénéficiaire (au local CSE, par mail ou encore par téléphone). Dans ce cas, cliquez sur « saisir une demande » depuis l’écran « suivi des demandes de remboursement ». Complétez ensuite les différentes informations demandées depuis l’écran de saisie d’une nouvelle demande, chargez la pièce justificative puis cliquez sur « je mets la demande en attente » ou directement « je valide la demande » si vous effectuez le contrôle en même temps.

Suivre une demande de remboursement

En cliquant sur « activités CSE » / « remboursements », vous accédez au suivi des demandes de remboursement. Un tableau récapitulatif de toutes les demandes par bénéficiaire s’affiche. Pour consulter le détail de la demande, vous pouvez cliquer sur le picto « crayon ». Vous pouvez également utiliser les filtres de recherche pour accéder aux demandes recherchées. Exemples : recherche par bénéficiaire ou encore recherche par statut « en attente ».

Examiner une demande de remboursement

Pour chaque demande, 4 actions sont possibles :
- « je mets la demande en attente » : dans ce cas, l’étape d’après sera l’examen de la demande par le gestionnaire en charge.
- « je refuse la demande » : si le bénéficiaire n’est pas éligible, il vous faudra refuser la demande
- « je valide la demande » : si le bénéficiaire est éligible et que sa demande est conforme, alors vous pouvez valider la demande
- « j’ai remboursé la demande » : une fois la demande validée, il faut effectuer le remboursement. Afin de vous garantir un suivi des demandes au plus juste, vous pouvez cliquer sur le statut « j’ai remboursé la demande » une fois que l’action a été effectuée. Le remboursement que vous avez effectué remontera côté comptabilité lorsque le mouvement sera passé sur votre compte. Vous pourrez ensuite affecter l’opération

Chaque changement de statut envoie automatiquement un mail à votre bénéficiaire pour le tenir informé.

Statut des demandes de remboursement

Pour chaque demande, 4 statuts sont possibles :
- « en attente » : dans ce cas, l’étape d’après sera l’examen de la demande par le gestionnaire en charge.
- « refusée » : si le bénéficiaire n’est pas éligible, il vous faudra refuser la demande
- « validée » : si le bénéficiaire est éligible et que sa demande est conforme, alors vous pouvez valider la demande
- « remboursée » : une fois la demande validée, il faut effectuer le remboursement. Afin de vous garantir un suivi des demandes au plus juste, vous pouvez cliquer sur le statut « j’ai remboursé la demande » une fois que l’action a été effectuée. Le remboursement que vous avez effectué remontera côté comptabilité lorsque le mouvement sera passé sur votre compte. Vous pourrez ensuite affecter l’opération

A noter : Chaque changement de statut envoie automatiquement un mail à votre bénéficiaire pour le tenir informé. Dès que la demande est effectuée, votre bénéficiaire est tenu informé de l’avancement de son dossier.