Annulation LOCATION

En tant que support, nous sommes en mesure d'annuler une réservation d'une location pour un bénéficiaire.

⚠️ ATTENTION : cette annulation ne peut être faite que lorsque le bénéficiaire confirme bien par écrit qu'il veut annuler.

Dans les cas où il y a des frais d'annulation, il faut tout d'abord bien lui expliquer qu'il y aura des frais d'annulation (lui dire combien) et redemander la validation (on a pour cela un mail prédéfini qui s'appelle "Demande confirmation annulation vacances avec explication frais")

Certains bénéficiaires se rétractent quand on leur annonce les frais d'annulation.

CAS OU IL N'Y A PAS DE FRAIS D'ANNULATION (plus de 60 jours avant la date du départ)

L'annulation se fait sur Gest'CE dans la partie "LOCATION".

 On recherche le nom du bénéficiaire dans le champ "BÉNÉFICIAIRES" et éventuellement la destination et les dates si besoin.

Lorsque la réservation est bien retrouvée, on regarde au niveau des icônes situées à droite de l'écran, et on clique sur la petite flèche (située entre la poubelle grisée et la bulle noire) pour commencer l'annulation de la réservation.

Une fois que cela est fait, Gest'CE nous propose un récapitulatif de la réservation.

Il faut cliquer sur le bouton vert "ENREGISTRER".

 Puis sur le bouton rouge "ANNULER RÈGLEMENT ET QUITTER".

Cette manipulation permet d'annuler la réservation dans Gest'CE, mais ⚠️ ATTENTION, cela ne rembourse pas le bénéficiaire !

Pour que le bénéficiaire soit bien remboursé de la somme déjà versée pour ce séjour, il faut prévenir Alia ET ajouter l'annulation dans le fichier Excel d'annulations créé spécifiquement pour ce type de cas.

➡️ Fichier Excel d'annulation pour HOMAIR été 2026 : https://masaogroup.sharepoint.com/:x:/r/sites/HiT/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B213047C4-2637-43E5-8D1A-5A729D3083C4%7D&file=HOMAIR%20%C3%A9t%C3%A9%202026%20-%20demandes%20annulation.xlsx&action=default&mobileredirect=true

➡️ Fichier Excel d'annulation pour VACANCÉOLE été 2026 : https://masaogroup.sharepoint.com/:x:/r/sites/HiT/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7BB3E529E1-47C3-4F33-8C23-D1AAA2076B56%7D&file=VACANC%C3%89OLE%20%C3%A9t%C3%A9%202026%20-%20demandes%20annulation.xlsx&action=default&mobileredirect=true 

Le support différencie toujours les 2 prestataires HOMAIR et VACANCÉOLE, car les contrats ne sont pas les mêmes et la distinction doit être faite lors du traitement des demandes d'annulation de séjour.

CAS OU Y A DES FRAIS D'ANNULATION (moins de 60 jours avant la date du départ)

⚠️ IMPORTANT : dans la majorité de ces cas, les réservations ont DÉJÀ été envoyées aux prestataires (HOMAIR et VACANCÉOLE.

Il faut donc également faire un petit mail au prestataire en question afin de leur demander d'annuler aussi de leur côté.

Voici le mail prédéfini qui a été créé spécialement : 

CONTACTS DES PRESTATAIRES : 

HOMAIR : Laura MILLION - lauramillion@ecg.camp 

VACANCÉOLE : cse.partenaires@vacanceole.com 

De notre côté, l'annulation se fait toujours sur Gest'CE dans la partie "LOCATION".

On recherche le nom du bénéficiaire dans le champ "BÉNÉFICIAIRES" et éventuellement la destination et les dates si besoin.

Lorsque la réservation est bien retrouvée, on regarde au niveau des icônes situées à droite de l'écran, et on clique sur la petite flèche (située entre la poubelle grisée et la bulle noire) pour commencer l'annulation de la réservation.

Une fois que cela est fait, Gest'CE nous propose un récapitulatif de la réservation.

Dans le champ "RETENUS À APPLIQUER", on note le pourcentage de la somme totale qui sera payée par le bénéficiaire (ce qui correspond donc aux frais d'annulation).

Pour savoir quel est le pourcentage, on se réfère bien aux conditions d'annulation des séjours.

• annulation entre 60 à 46 jours avant le 1er jour de location: 25% du montant du séjour
• annulation entre 45 à 31 jours avant le 1er jour de location : 50% du montant du séjour
• annulation entre 30 à 15 jours avant le 1er jour de location: 75% du montant du séjour
• annulation moins de 14 jours avant le 1er jour de location: 100% du montant du séjour

Pour savoir combien de jours il y a entre la date de la demande et la date du départ, vous pouvez cliquer sur ce lien, cela vous aidera à faire le calcul : https://www.ephemeride.com/calendrier/deux_dates/81/ 

Le logiciel calcule ensuite le montant retenu tout seul.

Puis on clique sur le bouton vert "ENREGISTRER".

Ensuite, Gest'CE nous affiche une page comme celle-ci : 

On ne touche à rien, on clique juste sur le bouton rouge "ANNULER RÈGLEMENT ET QUITTER".

On mentionne ensuite à Alia que tout est OK, qu'il ne reste plus que le remboursement à faire (si besoin). Alia gère cela via PAYBOX (pour le moment, nous n'y avons pas accès).